Las inundaciones que se han presentado en las últimas semanas en el país han dejado una estela de destrucción en todos los niveles. Las empresas no estuvieron exentas de daños y muchas pudieron sufrir no sólo la destrucción de su infraestructura, sino también de su información contable.
Cuando una empresa sufre la pérdida de su contabilidad ya sea por destrucción, inutilización, pérdida o robo de libros y registros contables, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF) prevé un protocolo a seguir.
Reposición de la contabilidad
El Artículo 35 del referido ordenamiento señala cuando los libros o demás registros de contabilidad del contribuyente se inutilicen parcialmente deberán reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos por concentración.
Para estos efectos, señala la disposición, cuando se trate de la destrucción o inutilización total de los libros o demás registros de contabilidad, el contribuyente deberá asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.
Requisito para este protocolo de recuperación es conservar, en su caso, el documento público en el que consten los hechos ocurridos hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales.
La Regla Miscelánea 2.8.1.20. establece que cuando los libros o demás registros de contabilidad se inutilicen o destruyan total o parcialmente, el contribuyente deberá dar aviso a la autoridad fiscal de conformidad con la ficha de trámite 271/CFF ‘Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables’, contenida en el Anexo 1-A.
El contribuyente tendrá un plazo de cuatro meses contados a partir de la fecha en que presente el aviso de referencia, para reponer los asientos ilegibles del último ejercicio o, en su caso, asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.
Integración de la contabilidad
Cabe recordar que por contabilidad se entiende integrada por:
- Libros, sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo
- Cuentas especiales
- Libros y registros sociales
- Control de inventarios y método de valuación
- Cualquier medio de almacenamiento de datos
- Equipos o sistemas de registro fiscal
- Equipos de control volumétrico
- Los registros o asientos contables auxiliares, catálogo de cuentas, así como las pólizas
- Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte
- Las declaraciones fiscales, cualquiera que sea su periodicidad
- Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables
- Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente
- Contratos de trabajo e información relativa a la inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones
- La documentación relativa a importaciones y exportaciones
- La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios
Plazo de conservación
La contabilidad se conserva durante el plazo en que las autoridades cuentan con facultades de comprobación, que generalmente es de cinco años, salvo casos en que el plazo puede ser de 10 años cuando el contribuyente no se haya inscrito en el RFC, no lleve contabilidad o no la conserve, o por los ejercicios en que no presente declaración.
Tratándose de declaraciones de impuestos, actas constitutivas, movimientos del capital, fusión o escisión, contratos de asociación en participación, estas deben conservarse durante todo el periodo en el cual subsista la sociedad o contrato.
Respecto a los bienes, la documentación que acredite su propiedad se guardará durante el tiempo que surta sus efectos y, además, el plazo adicional en el que subsistan las facultades de comprobación del SAT en los términos comentados anteriormente.
¿Qué son los asientos por concentración?
Si bien la disposición citada refiere que los asientos pueden hacerse por concentración, no define en qué consiste este procedimiento de “concentración”.
En la jerga contable se considera que un asiento por concentración es el que sirve para asentar, en resumen, un conjunto de cargos y abonos tomados de un libro de primera entrada; sin embargo, no hay un consenso en cuanto a cómo llegar a los saldos o elaborar el resumen de movimientos, sobre todo si la documentación de todas las transacciones fue destruida.
Multas o sanciones
El asiento de los nuevos registros no exime de las responsabilidades administrativas o penales derivadas de los actos u omisiones relacionados con la destrucción de la contabilidad.
En caso de que los asientos no se repongan, se pudiera determinar presuntivamente un crédito fiscal en términos del Artículo 59 del CFF, así como las multas que, en su caso, procedan. Por esta razón es de suma importancia darse a la tarea de reconstruir la contabilidad dañada o destruida durante estos meteoros recientes.
Comentarios finales
La contabilidad de una empresa es la principal fuente de información para la correcta administración y la óptima toma de decisiones. La reconstrucción de la misma ante una pérdida de esta naturaleza no es tarea fácil, pero es un trabajo que debe hacerse con el mayor cuidado y dedicación, pues de ello depende la futura salud de la empresa.
En esta era de la tecnología de la información existen más facilidades para respaldar y recuperar información. Es probable que la documentación física no pueda recuperarse, pero la información digital, al menos, puede servir de punto de partida para la reconstrucción total.
Es importante tener presente que las partes con las que la empresa hace operaciones, ya sean instituciones de gobierno o entes privados, pueden proveer copia de registros o documentos que sirven como documentación de soporte que agilicen la reconstrucción de información.